Ёлектронный документооборот: какой тип ведени€ документации выбрать?

Ёлектронный документооборот: какой тип ведени€ документации выбрать?

—тать веб-клиентом облачного бухсервиса

ј что, если соединитьс€ с системой бухучета?

ќбъединение с системой документооборота

¬ эру компьютерных технологий стали забыватьс€ традиционное ведение бухгалтерии: составлени€ таблиц, списков, записи Ђот рукиї.

—овременные бухгалтеры не смысл€т работы без специализированных компьютерных программ-помощников. Ћишь маститых советских бухгалтеров сегодн€ можно напугать определением ЂЁлектронный документооборотї или Ёƒќ.

Ќововведение заметно упрощает работу с бумагами и их дальнейшим обменом. ¬ данном материале попытаемс€ затронуть ключевые аспекты, способствующие внедрению в вашу организацию электронный документооборот.

ѕочему нововведени€, призванные облегчить затраты и повысить эффективность работы бухгалтерии, все еще отвергаютс€ некоторыми предпри€ти€ми. ¬ыделим основные проблемы внедрени€ Ёƒќ:

  • Ќизкий уровень образовани€ персонала, отсутствие желани€ развиватьс€ и переобучатьс€.
  • ѕосле внедрени€ Ёƒќ вс€ работа сотрудников на виду у руководител€.
  • "—оветский тип руководства". ќтторжение компьютера и электронной документации.
  • ѕотребность во взаимодействии с миром бумаг (касаетс€ параллельных структур в ведомствах, с которыми ведетс€ работа на посто€нной основе).

¬ыделим 3 типа Ёƒќ по характеру взаимодействи€:

  • »нтернет-клиент спецсервиса электронного делопроизводства.
  • —оединение с системой бухучета.
  • ќбъединение с системой документооборота.

¬еб-клиент спецсервиса электронного делопроизводства

Ќа современном рынке бухгалтерских услуг уже имеетс€ несколько интересных сервисов: Ђ онтурї, ЂqFlowї, Ђ омитет24ї, Ђ—би—ї и прочие. ќни называютс€ Ђоблачнымиї, т. е. эти программы работают на базе интернет-браузера, а Ёƒќ ведетс€ с помощью веб-интерфейса.

Ёто удобно потому что не нужно устанавливать специализированную программу на свой персональный компьютер. ћинимум затрат, большой функционал.

„тобы начать работу в Ђоблачномї бухсервисе нужно:

  1. ѕройти регистрацию.
  2. —оздать цифровую подпись (Ё÷ѕ).
  3. ќплатить нужные услуги.

Ќа базе таких сервисов можно редактировать и отсматривать поступающие документы, загружать файлы дл€ обмена и так далее.

ѕлюсы:

  • –абота из любой точки земного шара (вы не прив€заны к рабочему месту, требуетс€ знать логин/пароль дл€ входа в личный кабинет системы).
  • “акие сервисы посто€нно дорабатываютс€, совершенствуютс€ с учетом изменений в российском законодательстве.

ћинусы:

  • ¬еб-интерфейс смутно подходит дл€ работы с большим документооборотом. ћогут возникнуть перебои с системой, интернетом и тд. в самый неожиданный момент. Ђќблачныйї сервис подходит дл€ организаций с малым объемом транзакций в ƒќ.

—оединение с системой бухучета

Ќа данный момент среди бухгалтеров широко распространены программы бухучета : Ђ1—: Ѕухгалтери€ї, Ђ—Ѕи—ї, Ђ√алактикаї, ЂSAPї и тд. “акие лицензированные программы идеально подход€т дл€ интеграции с Ёƒќ.

“ака€ колабораци€ подходит дл€ компаний разных уровней: от малого предпринимательства до крупного бизнеса, у которого всегда крупный документооборот.

ѕлюсы:

  • Ќе требуетс€ переобучение специалистов. Ќет ощущени€ стресса: бухгалтер работает в привычной программе и знает все тонкости, меньше времени тратитс€ на обработку электронных документов, риск ошибок не велик.
  • ќператоры Ёƒќ предлагают фирмам бесплатный функционал, который легко устанавливаетс€ на ваш компьютер.

—пособ сли€ни€ Ёƒќ с бухучетом часто используетс€ на предпри€ти€х со стабильными продажами, крупным оборотом документов с внушительным кол-вом номенклатуры.

ќбъединение с системой документооборота

≈сли ваше предпри€тие активно пользуетс€ —Ёƒ (системой электронного документооборота), то ее возможно объединить с сервисами обмена Ёƒќ. ”слуга пока не так попул€рна, но многие операторы предлагают бесплатные типовые коннекторы.

ѕлюсы:

  • ѕри сли€нии —Ёƒ и Ёƒќ вам не потребуетс€ распечатка документации. —истема автоматически определ€ет контрагента, которому отправить документ и оператора, через которого это возможно сделать.

—табильный и прибыльный бизнес пр€мопропорционально зависит от состо€ни€ вашей бухгалтерии. —пециалисты оценочной компании Ђ—оюз-экспертї готовы предложить вам квалифицированную помощь в организации электронного документооборота.


¬озврат к списку