Электронный документооборот: какой тип ведения документации выбрать?

Стать веб-клиентом облачного бухсервиса

А что, если соединиться с системой бухучета?

Объединение с системой документооборота

В эру компьютерных технологий стали забываться традиционное ведение бухгалтерии: составления таблиц, списков, записи «от руки».

Современные бухгалтеры не смыслят работы без специализированных компьютерных программ-помощников. Лишь маститых советских бухгалтеров сегодня можно напугать определением «Электронный документооборот» или ЭДО.

Нововведение заметно упрощает работу с бумагами и их дальнейшим обменом. В данном материале попытаемся затронуть ключевые аспекты, способствующие внедрению в вашу организацию электронный документооборот.

Почему нововведения, призванные облегчить затраты и повысить эффективность работы бухгалтерии, все еще отвергаются некоторыми предприятиями. Выделим основные проблемы внедрения ЭДО:

• Низкий уровень образования персонала, отсутствие желания развиваться и переобучаться.
• После внедрения ЭДО вся работа сотрудников на виду у руководителя.
• "Советский тип руководства". Отторжение компьютера и электронной документации.
• Потребность во взаимодействии с миром бумаг (касается параллельных структур в ведомствах, с которыми ведется работа на постоянной основе).

Выделим 3 типа ЭДО по характеру взаимодействия:

• Интернет-клиент спецсервиса электронного делопроизводства.
• Соединение с системой бухучета.
• Объединение с системой документооборота.

Веб-клиент спецсервиса электронного делопроизводства

На современном рынке бухгалтерских услуг уже имеется несколько интересных сервисов: «Контур», «qFlow», «Комитет24», «СбиС» и прочие. Они называются «облачными», т. е. эти программы работают на базе интернет-браузера, а ЭДО ведется с помощью веб-интерфейса.

Это удобно потому что не нужно устанавливать специализированную программу на свой персональный компьютер. Минимум затрат, большой функционал.

Чтобы начать работу в «облачном» бухсервисе нужно:

1. Пройти регистрацию.
2. Создать цифровую подпись (ЭЦП).
3. Оплатить нужные услуги.

На базе таких сервисов можно редактировать и отсматривать поступающие документы, загружать файлы для обмена и так далее.

Плюсы:

Минусы:

Соединение с системой бухучета

На данный момент среди бухгалтеров широко распространены программы бухучета : «1С: Бухгалтерия», «СБиС», «Галактика», «SAP» и тд. Такие лицензированные программы идеально подходят для интеграции с ЭДО.

Такая колаборация подходит для компаний разных уровней: от малого предпринимательства до крупного бизнеса, у которого всегда крупный документооборот.

Плюсы:

Способ слияния ЭДО с бухучетом часто используется на предприятиях со стабильными продажами, крупным оборотом документов с внушительным кол-вом номенклатуры.

Объединение с системой документооборота

Если ваше предприятие активно пользуется СЭД (системой электронного документооборота), то ее возможно объединить с сервисами обмена ЭДО. Услуга пока не так популярна, но многие операторы предлагают бесплатные типовые коннекторы.

Плюсы:

Стабильный и прибыльный бизнес прямопропорционально зависит от состояния вашей бухгалтерии. Специалисты оценочной компании «Союз-эксперт» готовы предложить вам квалифицированную помощь в организации электронного документооборота.