Электронный документооборот: какой тип ведения документации выбрать?

Стать веб-клиентом облачного бухсервиса

А что, если соединиться с системой бухучета?

Объединение с системой документооборота

В эру компьютерных технологий стали забываться традиционное ведение бухгалтерии: составления таблиц, списков, записи «от руки».

Современные бухгалтеры не смыслят работы без специализированных компьютерных программ-помощников. Лишь маститых советских бухгалтеров сегодня можно напугать определением «Электронный документооборот» или ЭДО.

Нововведение заметно упрощает работу с бумагами и их дальнейшим обменом. В данном материале попытаемся затронуть ключевые аспекты, способствующие внедрению в вашу организацию электронный документооборот.

Почему нововведения, призванные облегчить затраты и повысить эффективность работы бухгалтерии, все еще отвергаются некоторыми предприятиями. Выделим основные проблемы внедрения ЭДО:

  • Низкий уровень образования персонала, отсутствие желания развиваться и переобучаться.
  • После внедрения ЭДО вся работа сотрудников на виду у руководителя.
  • "Советский тип руководства". Отторжение компьютера и электронной документации.
  • Потребность во взаимодействии с миром бумаг (касается параллельных структур в ведомствах, с которыми ведется работа на постоянной основе).

Выделим 3 типа ЭДО по характеру взаимодействия:

  • Интернет-клиент спецсервиса электронного делопроизводства.
  • Соединение с системой бухучета.
  • Объединение с системой документооборота.

Веб-клиент спецсервиса электронного делопроизводства

На современном рынке бухгалтерских услуг уже имеется несколько интересных сервисов: «Контур», «qFlow», «Комитет24», «СбиС» и прочие. Они называются «облачными», т. е. эти программы работают на базе интернет-браузера, а ЭДО ведется с помощью веб-интерфейса.

Это удобно потому что не нужно устанавливать специализированную программу на свой персональный компьютер. Минимум затрат, большой функционал.

Чтобы начать работу в «облачном» бухсервисе нужно:

  1. Пройти регистрацию.
  2. Создать цифровую подпись (ЭЦП).
  3. Оплатить нужные услуги.

На базе таких сервисов можно редактировать и отсматривать поступающие документы, загружать файлы для обмена и так далее.

Плюсы:

  • Работа из любой точки земного шара (вы не привязаны к рабочему месту, требуется знать логин/пароль для входа в личный кабинет системы).
  • Такие сервисы постоянно дорабатываются, совершенствуются с учетом изменений в российском законодательстве.

Минусы:

  • Веб-интерфейс смутно подходит для работы с большим документооборотом. Могут возникнуть перебои с системой, интернетом и тд. в самый неожиданный момент. «Облачный» сервис подходит для организаций с малым объемом транзакций в ДО.

Соединение с системой бухучета

На данный момент среди бухгалтеров широко распространены программы бухучета : «1С: Бухгалтерия», «СБиС», «Галактика», «SAP» и тд. Такие лицензированные программы идеально подходят для интеграции с ЭДО.

Такая колаборация подходит для компаний разных уровней: от малого предпринимательства до крупного бизнеса, у которого всегда крупный документооборот.

Плюсы:

  • Не требуется переобучение специалистов. Нет ощущения стресса: бухгалтер работает в привычной программе и знает все тонкости, меньше времени тратится на обработку электронных документов, риск ошибок не велик.
  • Операторы ЭДО предлагают фирмам бесплатный функционал, который легко устанавливается на ваш компьютер.

Способ слияния ЭДО с бухучетом часто используется на предприятиях со стабильными продажами, крупным оборотом документов с внушительным кол-вом номенклатуры.

Объединение с системой документооборота

Если ваше предприятие активно пользуется СЭД (системой электронного документооборота), то ее возможно объединить с сервисами обмена ЭДО. Услуга пока не так популярна, но многие операторы предлагают бесплатные типовые коннекторы.

Плюсы:

  • При слиянии СЭД и ЭДО вам не потребуется распечатка документации. Система автоматически определяет контрагента, которому отправить документ и оператора, через которого это возможно сделать.

Стабильный и прибыльный бизнес прямопропорционально зависит от состояния вашей бухгалтерии. Специалисты оценочной компании «Союз-эксперт» готовы предложить вам квалифицированную помощь в организации электронного документооборота.


Возврат к списку